Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już nie tylko temat dla księgowych. To wyzwanie, które wymaga integracji i automatyzacji na poziomie Twojego głównego oprogramowania biznesowego. Wdrożenie KSeF to idealny moment, by zmodernizować firmowe procesy.
Czym jest KSeF? Fundament cyfryzacji
KSeF to centralny system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i bezpiecznego przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców etapami, począwszy od 1 lutego 2026 r. Celem KSeF jest cyfryzacja i ujednolicenie procesów fakturowania, co jest trudne bez sprawnie zintegrowanego systemu ERP.
Klucz do KSeF: integracja z systemem ERP
Najefektywniejszy sposób na KSeF to integracja przez API Twojego systemu ERP z Krajowym Systemem e-Faktur.
Jak możesz korzystać z KSeF?
- Systemy ERP (Rekomendowane): Najbardziej wydajna opcja. Twój system finansowo-księgowy, zintegrowany z KSeF przez API, zapewni automatyczny, ciągły i bezpieczny obieg faktur bezpośrednio z miejsca ich generowania.
- Bezpłatne Narzędzia Ministerstwa Finansów: Dostępne na stronie ksef.podatki.gov.pl, np. Aplikacja Podatnika KSeF lub aplikacja mobilna. Choć są bezpłatne, ich wykorzystanie wymaga od użytkownika dodatkowych, manualnych czynności, co jest nieefektywne dla firm o dużej liczbie transakcji.
- e-mikrofirma: Opcja dla najmniejszych podmiotów. Umożliwia wystawianie faktur i przenoszenie ich do ewidencji VAT, ale brakuje jej szerokich możliwości zarządzania, jakie oferuje pełny system ERP.
Kalendarz wdrożenia KSeF – dwa etapy, jeden cel
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie stopniowo:
- Od 1 lutego 2026 r.: dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT.
- Od 1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych podatników.
Dlaczego dwa terminy? Podział ten wynika z zaleceń audytu informatycznego i ma na celu zapewnienie stabilności systemu. Firmy zyskują więcej czasu na spokojne wdrożenie i testy integracji z systemami ERP.
Ważne ułatwienia – do 31 grudnia 2026 r faktury z kas rejestrujących (w tym paragony z NIP do 450 zł) oraz faktury na małe kwoty (poniżej 10 000 zł miesięcznej sprzedaży z VAT) mogą być jeszcze wystawiane poza KSeF. To bufor czasowy, który warto wykorzystać na dopracowanie Twojego systemu ERP!
KSeF to płynność biznesu – korzyści z integracji ERP
Wdrożenie KSeF w ramach systemu ERP to krok w stronę nowoczesnego zarządzania. Co konkretnie zyskujesz?
KSeF a transakcje międzynarodowe: wystawianie i odbieranie faktur zagranicznych
W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), fakturowanie międzynarodowe wymaga stosowania konkretnych procedur.
Jeśli jesteś polskim podatnikiem VAT i wystawiasz faktury do podmiotów z innych krajów – niezależnie, czy jest to Eksport towarów, czy Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT) – dokumenty te muszą obowiązkowo przejść przez KSeF. Pamiętaj jednak, że zagraniczni kontrahenci nie mają dostępu do polskiego systemu. W rezultacie, ostateczne przekazanie faktury odbiorcy musi odbyć się poza KSeF, na przykład w formie pliku PDF opatrzonego kodem QR, przesłanego e-mailem, lub w tradycyjnej formie papierowej.
Z drugiej strony, faktury, które Twoja firma otrzymuje od kontrahentów zagranicznych (dotyczy to np. Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT), importu usług lub zakupów spoza Unii), pozostają poza systemem KSeF i są rozliczane zgodnie z dotychczasowymi wymogami, np. w deklaracji JPK_V7.
Dodatkowo, KSeF pozwala na wystawianie faktur w walutach obcych, pod warunkiem obowiązkowego podania kursu przeliczeniowego oraz kwoty VAT wyrażonej w złotych polskich (PLN).
Wyjątek od obowiązku stosowania KSeF obejmuje transakcje rozliczane w procedurze VAT OSS oraz wszelką sprzedaż skierowaną do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Przyszłość fakturowania: KSeF a pakiet ViDA
Polska jest prekursorem e-fakturowania, a przyszłość przyniesie ujednolicenie na poziomie UE poprzez pakiet ViDA (VAT in the Digital Age). Choć ViDA wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie B2B w całej Unii, polskie Ministerstwo Finansów dokłada starań, aby krajowy KSeF był kompatybilny z wymogami UE. Wdrożenie KSeF teraz, w ramach Twojego systemu ERP, to proaktywne przygotowanie na globalne zmiany w e-sprawozdawczości.
Jesteśmy gotowi na KSeF – postaw na nasze doświadczenie!
Jeśli perspektywa obowiązkowego KSeF budzi u Ciebie niepokój, pamiętaj, że nie musisz mierzyć się z tym sam. Jako doświadczona firma wdrożeniowa systemów ERP, jesteśmy w pełni przygotowani do integracji z KSeF. Nasze rozwiązania gwarantują Ci nie tylko pełną zgodność z nowymi przepisami, ale także bezpieczeństwo, precyzję i maksymalne usprawnienie całego procesu. Zamiast martwić się o terminy i błędy, zyskaj czas na rozwój firmy. Postaw na partnera, który przeprowadzi Twój biznes przez cyfrową transformację fakturowania sprawnie i bez stresu, używając potencjału Twojego systemu ERP.
Chcesz dowiedzieć się, jak łatwo zintegrować KSeF z Twoim systemem ERP? Skontaktuj się z nami!
źródło: ksef.podatki.gov.pl
